MCP-server: facturen, offertes en analyses automatiseren met AI
AI-assistenten zoals Claude kunnen via het Model Context Protocol (MCP) direct toegang krijgen tot GrandTotal – omzet analyseren, openstaande facturen bekijken, complexe offertes genereren uit klantvragen of facturen aanmaken. Persoonsgegevens van klanten kunnen worden gepseudonimiseerd. Bekijk het gebruikersverhaal van fotograaf Simon Iannelli.
Wat is MCP?
Het Model Context Protocol is een open standaard waarmee AI-assistenten toegang krijgen tot lokale gegevensbronnen. In plaats van gegevens handmatig in een chat te kopiëren, stelt GrandTotal de AI gestructureerde tools ter beschikking: omzetquery's, documentzoekopdrachten, klantenlijsten.
De MCP-server kan ook zonder AI worden gebruikt – bijvoorbeeld voor eigen scripts die gegevens uit GrandTotal opvragen of documenten automatisch aanmaken.
Toegangscontrole
Activeer de MCP-server onder Instellingen › MCP Server. De verbinding wordt beveiligd met een token die GrandTotal automatisch genereert. U kunt het token op elk moment vernieuwen – bestaande verbindingen worden daarmee ongeldig. Daar beslist u ook voor elk geopend document afzonderlijk:
- Geen toegang: De AI kan het document niet zien
- Alleen lezen: Query's en analyses, geen wijzigingen
- Volledige toegang: Ook klanten en facturen aanmaken
Gegevensbescherming
Met de optie Informatie pseudonimiseren vervangt GrandTotal alle persoonsgegevens door tijdelijke aanduidingen voordat de gegevens GrandTotal verlaten. „Jan Jansen" wordt „J*n J*n". Financiële gegevens – bedragen, belastingen, valuta – blijven ongewijzigd. Als gebruiker blijven de analyses leesbaar omdat u de echte namen achter de afkortingen kent.
Bij actieve pseudonimisering weigert GrandTotal bovendien query's die filteren op klantnamen, adressen of andere persoonlijke velden. Ook de PDF-export wordt geblokkeerd – factuur-PDF's bevatten alle klantgegevens in platte tekst.
De AI kan bovendien alleen records bewerken die zij zelf in de huidige sessie heeft aangemaakt. Bestaande gegevens blijven beschermd tegen wijzigingen.
Als u een lokaal model gebruikt, kunt u de pseudonimisering uitschakelen.
Facturen aanmaken
Als de AI de klantnaam niet kent – hoe maakt zij dan een factuur aan? U maakt de klant handmatig aan en deelt het klantnummer met de AI. Meer heeft zij niet nodig.
De AI maakt de factuur aan en koppelt deze via het klantnummer aan de juiste klant – zonder ooit de naam of het adres te hebben gezien.
Typische toepassingen
- Omzetanalyses: „Hoe heeft de omzet zich ontwikkeld ten opzichte van vorig jaar?"
- Openstaande facturen: „Welke facturen zijn meer dan 30 dagen achterstallig?"
- Datamigratie: Klanten en artikelen importeren uit FileMaker, 4D of SQLite
- Productcatalogi: Leverancierscatalogi inlezen en als artikelen aanmaken in GrandTotal
- Rapporten: Aangepaste evaluaties die verder gaan dan de ingebouwde rapporten
- Integraties: Eigen tool-koppelingen bouwen – zie AI-plugins
Importeren uit andere systemen
Stapt u over van andere software naar GrandTotal? De MCP-server maakt van de AI een migratie-assistent.
Ondersteunde gegevensbronnen
De MCP-server kan FileMaker- en 4th Dimension-databases direct lezen – twee formaten die nog veel voorkomen in gevestigde kantooromgevingen. SQLite-databases worden native ondersteund door macOS en zijn eveneens beschikbaar als bron.
Hoe het werkt
U verwijst de AI naar uw oude database – de MCP-server leest de structuur van de brongegevens, de AI koppelt de velden en maakt klanten, artikelen of catalogusitems direct aan in GrandTotal. Zonder handmatig overtypen of foutgevoelige CSV-omwegen.
Gegevensbescherming
Pseudonimisering
Namen, adressen en contactgegevens gemaskeerd
Queryvalidatie
Zoeken op beschermde velden geblokkeerd
PDF-blokkering
Geen PDF-toegang bij pseudonimisering
Token-authenticatie
Toegang alleen met geldig token
Rechten per document
Geen toegang, alleen lezen of volledige toegang
Gegevensimport
FileMaker, 4th Dimension, SQLite
Sessie-isolatie
AI kan alleen eigen records wijzigen