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Rechnungsprogramm Checkliste für Deutschland

Sie suchen die richtige Rechnungssoftware? Diese interaktive Checkliste hilft Ihnen, keine wichtige Anforderung zu übersehen – von rechtlichen Pflichten bis zur täglichen Arbeit.

An wen stellen Sie Rechnungen?

Geschäftskunden B2B Privatkunden B2C + Beides B2B & B2C

Rechtliche Pflichten

Diese Anforderungen sind gesetzlich vorgeschrieben. Jede Software muss sie erfüllen – prüfen Sie, ob die Software alle Punkte abdeckt.

GoBD-Konformität Pflicht
Unveränderbarkeit, lückenlose Nummerierung, Verfahrensdokumentation. Die GoBD regelt, wie digitale Geschäftsunterlagen geführt und aufbewahrt werden müssen. Vorsicht mit Word, Excel oder Pages – diese Programme erfüllen die Anforderungen nicht.

E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) Pflicht
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können – zum Lesen empfangener XRechnungen genügt unser kostenloser InvoiceViewer. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch der Versand verpflichtend.
Bei reinen Privatkunden nicht verpflichtend – aber empfehlenswert, falls Sie zukünftig auch Geschäftskunden bedienen.

Pflichtangaben nach §14 UStG Pflicht
Vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.

Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) Pflicht
Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden – idealerweise im PDF/A-Format. Bestehende PDFs lassen sich mit unserem PDF/A-Prüfer direkt im Browser prüfen.

DSGVO-Konformität Pflicht
Kundendaten müssen DSGVO-konform verarbeitet werden. Besonders bei Cloud-Lösungen: Wo werden die Daten gespeichert? Gibt es einen AV-Vertrag?

Korrekte Preisdarstellung Pflicht
B2B-Rechnungen weisen Nettopreise aus (zzgl. MwSt). Die Software muss Netto-Eingabe mit separatem Steuerausweis unterstützen. B2C-Rechnungen müssen Bruttopreise zeigen (inkl. MwSt, §1 PAngV). Die Software muss Brutto-Eingabe mit enthaltener Steuer unterstützen. Sie brauchen beides: Nettopreise für Geschäftskunden und Bruttopreise für Privatkunden. Die Software muss pro Dokument zwischen Netto- und Brutto-Eingabe wechseln können.

Rechtliche Optionen

Je nach Geschäftsmodell relevant – haken Sie ab, was auf Sie zutrifft.

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Falls relevant: Unterstützt die Software die Kleinunternehmerregelung mit korrektem Hinweistext und ohne Mehrwertsteuer-Ausweis?

Reverse-Charge-Verfahren
Für grenzüberschreitende B2B-Leistungen: Unterstützt die Software das Reverse-Charge-Verfahren mit korrektem Hinweis auf der Rechnung?

Funktionale Anforderungen

Die tägliche Arbeit entscheidet, ob sich eine Software lohnt. Haken Sie ab, was Sie brauchen.

Bedienbarkeit
Kommen Sie mit der Software auf Anhieb zurecht, oder haben Sie nach wenigen Minuten schon viele Fragen? Testen Sie mit Ihren echten Abläufen – nicht nur mit einer einfachen Demo-Rechnung.

Dokumenttypen
Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Mahnungen – deckt die Software Ihren gesamten Dokumentworkflow ab?

Wiederkehrende Rechnungen
Für Wartungsverträge, Mieten oder Abonnements: Automatische Erstellung in regelmäßigen Intervallen. Siehe Dauerrechnungen.

Artikelkatalog
Häufig verwendete Positionen mit Preisen, Einheiten und Beschreibungen zentral pflegen und in Rechnungen einfügen. Mehr zum Katalog.

Zeiterfassung-Integration
Erfasste Stunden direkt in Rechnungspositionen umwandeln – ohne manuelles Abtippen. Gibt es Schnittstellen zu bestehenden Zeiterfassungstools? Mehr dazu: Warum Zeiterfassung sich lohnt.

Fremdwährungen
Rechnungen in Fremdwährungen erstellen – wichtig für internationale Kunden.

Mahnwesen
Überfällige Rechnungen erkennen und Zahlungserinnerungen erstellen. Am besten mit mehrstufigem Mahnverfahren.

Individuelles Layout
Logo, Schriftarten, Farben, Fußzeile, Spalten, Positionsbilder – die Rechnung ist Ihre Visitenkarte. Lässt sich das Layout frei gestalten? Video: Layouts.

Auswertungen
Umsatz nach Zeitraum, Kunde oder Kategorie? Offene Posten, Zahlungsmoral, Umsatzsteuer-Übersicht? Gute Auswertungen sparen den Griff zur Tabellenkalkulation.

Buchhaltungs-Export
Export für DATEV oder andere Buchhaltungslösungen? Wie gelangen die Daten zum Steuerberater? Mehr zum Buchhaltungs-Export.

Technische Kriterien

Technik, die im Hintergrund zuverlässig funktionieren muss.

Plattform
Mac-App, Windows, Web oder mobil? Passt die Plattform zu Ihrer Arbeitsweise?

Datensicherheit & Verschlüsselung
Sind Ihre Daten verschlüsselt? Bei Cloud-Lösungen: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder nur Transportverschlüsselung? Siehe auch Verschlüsselung in der Hilfe.

Backup-Strategie
Automatische Backups? Können Sie Ihre Daten jederzeit exportieren und wiederherstellen?

Offline-Fähigkeit
Können Sie auch ohne Internetverbindung Rechnungen erstellen? Wichtig für mobiles Arbeiten oder instabile Verbindungen.

Schnittstellen & API
Lässt sich die Software mit Ihren bestehenden Tools verbinden? Import/Export, Erweiterungen, API für Automatisierung. Unterstützt die Software KI-Integrationen (MCP)?

Organisation & Support

Was nach dem Kauf zählt.

Datenmigration
Können bestehende Kunden, Artikel und Rechnungen importiert werden? Gibt es einen Migrationspfad von Ihrer aktuellen Lösung?

Support & Dokumentation
Gibt es deutschsprachigen Support? Online-Hilfe, E-Mail? Wie schnell bekommen Sie Antworten?

Updates, Weiterentwicklung & Erfahrung
Wie lange gibt es die Software schon und wird sie aktiv weiterentwickelt? Reagiert der Hersteller auf gesetzliche Änderungen wie neue E-Rechnungspflichten? Langfristige Erfahrung schafft Vertrauen. Gibt es unabhängige Tests oder Benutzerberichte?

Kosten & Lizenzmodell

Was die Software wirklich kostet.

Preismodell
Gratis, Einmalkauf oder monatliches Abo? Bei kostenlosen Angeboten lohnt der Blick aufs Geschäftsmodell – wird mit Ihren Daten bezahlt? Beim Abo: Was passiert mit Ihren Daten nach Kündigung? Vergleichen Sie Ausführungen und Preise.

Testmöglichkeit
Gibt es eine unverbindliche Testphase ohne Zeitdruck – idealerweise ohne Angabe persönlicher Daten? Testen Sie die Software mit Ihren echten Anforderungen, bevor Sie sich festlegen. GrandTotal kostenlos testen – ohne Registrierung, ohne Kreditkarte.

Kategorien

Rechtliche Pflichten

GoBD, E-Rechnung, DSGVO, Aufbewahrung

Funktionen

Dokumente, Katalog, Zeiterfassung, Mahnwesen

Technik

Plattform, Verschlüsselung, Backup, Offline

Organisation

Migration, Support, Updates

Kosten

Lizenzmodell, versteckte Kosten, Testphase